كجزء من خطاب الفصل، يجب ذكر تاريخ إصدار الخطاب وكذلك تاريخ نفاذ الفصل. هذا ما تنص عليه المادة 2 (ج) من قانون الإشعار المسبق لتسريح العمال.

بالإضافة إلى ذلك، إذا قرر صاحب العمل التنازل عن حضور الموظف في مكان العمل حتى تاريخ سريان تسريح العمال، فيجب عليه أيضًا ذكر هذه الحقيقة في خطاب التسريح، كما هو منصوص عليه في المادة 6 (ب) من قانون الإشعار المسبق بتسريح العمال .

إذا عقدت جلسة استماع للموظف قبل اتخاذ القرار بشأن فصله، فمن المعتاد ذكر هذه الحقيقة في كتاب الفصل أيضا. كما أنه من المعتاد في بعض الأحيان ذكر سبب الفصل في الرسالة، خاصة إذا كان بسبب قرار تنظيمي لا علاقة له بالمهارات الشخصية للموظف.

وأخيرًا، من المقبول عادة أن تنتهي بشكل إيجابي، وأن تشكر الموظف على مساهمته في مكان العمل (بالإضافة إلى أو بدلاً من خطاب التوصية) وأن تتمنى له النجاح في المستقبل، حتى في الحالات التي وكانت ظروف الفصل ناجمة عن عدم الرضا عن مهارات الموظف.

أولاً، من الضروري الإبلاغ في رسالة عن وتاريخ انتهاء خدمته لتجنب الالتباس أو سوء الفهم، وكذلك للسماح للموظف بالاستعداد للتغيير الذي سيحدث في حياته.

يجب تحديد أسباب إنهاء عمل الموظف والتأكد من أن تفسيراتها واضحة ودقيقة ومباشرة، حتى لا يتم تفسيرها بطريقتين. يوصى بإدراج أدلة على الأسباب المذكورة في الرسالة.

من المهم تفصيل كيفية تأثر تعويضات ومزايا الموظف، ومن الممكن تضمين مبلغ التعويض الذي يستحقه وفقاً لقانون حماية الأجور، ومبلغ المدفوعات عن أيام الإجازة، ورسوم الاسترداد وأي رسوم أخرى العنصر ذو الصلة.

من الممكن تحديد كيفية حصول الموظف على مكافأة نهاية الخدمة ومكونات الأجر الإضافية التي يحق له الحصول عليها بموجب القانون.

كجزء من الرسالة، يجب الإعلان عن المعدات التي يتعين على الموظف إعادتها، مثل الهاتف الخليوي، الكمبيوتر المحمول، سيارة الشركة، المفاتيح، الشهادات، تذاكر وقوف السيارات، وما إلى ذلك.

ومن الجدير بالذكر اتفاقيات السرية التي يوقعها الموظف، بالإضافة إلى المستندات الأخرى مثل المستندات التي تمنع الاتصال بعملاء الشركة لاحتياجات العمل على سبيل المثال.

يجب تحديد تفاصيل الاتصال بممثل قسم الموارد البشرية من أجل الحصول على معلومات إضافية

خطاب الفصل هو مستند مهم جدًا بالنسبة للموظف أن يتلقاه، وذلك لعدة أسباب:

تهدف الرسالة إلى تحديد التاريخ الذي ستسري فيه عمليات تسريح العمال بشكل واضح وصريح، بحيث يعرف كل من صاحب العمل والموظف بوضوح متى تنتهي العلاقة بين صاحب العمل والموظف بينهما، ومتى لم يعد الموظف مطالبًا بالحضور إلى مكان العمل.

بدون كتاب الفصل، لن يتمكن العامل من التوجه إلى مكتب العمل ولن يتمكن من الحصول على مخصصات البطالة من مؤسسة التأمين الوطني. وذلك باستثناء الحالات التي استقال فيها الموظف في ظروف يجب اعتباره مستقيلاً بموجب القانون، كما هو الحال في الحالات التي استقال فيها الموظف من أجل رعاية طفله المعاق ونحوها.

يهدف خطاب الفصل إلى ضمان حق الموظف في الحصول على مكافأة نهاية الخدمة، خاصة في الحالة التي يجوز فيها لصاحب العمل رفض هذا الحق والادعاء بأن الموظف استقال بمبادرة منه ولم يتم فصله، وبالتالي لا يحق له الحصول على مكافأة نهاية الخدمة. دفع على الإطلاق.

يهدف خطاب الفصل إلى ضمان حق الموظف في الحصول على تعويض مكافأة نهاية الخدمة إذا تم دفع التعويض له متأخرًا أو لم يتم دفعه على الإطلاق، وكذلك تحديد التواريخ المحددة لغرض حساب فترة حجب مكافأة نهاية الخدمة.

من حيث المبدأ، تنص المادة 2 (ج) من قانون الإشعار المسبق على أنه يجب تقديم خطاب الفصل إلى الموظف “كتابيًا”. وفي هذا السياق، برز سؤال حول ما إذا كان إرسال خطاب الفصل بالوسائل الإلكترونية مثل البريد الإلكتروني أو رسالة الواتساب يمكن أن يلبي أيضًا متطلبات الكتابة التي يفرضها القانون، ولكن حتى اليوم لا توجد إجابة لا لبس فيها على السؤال.